Forretningsorden

Forretningsorden for Gesten Lokalråd:

Nærværende forretningsorden for Gesten Lokalråd er udarbejdet med udgangspunkt i de godkendte vedtægters § 6, “hvorefter lokalrådet selv fastsætter sin forretningsorden”.
Navn og formål:

Lokalrådets navn er Gesten Lokalråd, ændret 25. feb. 2009 fra Gesten Sogneråd.

Det er lokalrådets formål:

• At få størst mulig kompetence på årsmødet
• At tage selvstændige initiativer på vegne af Gesten Sogn
• At være bindeled mellem Gesten Sogn og Vejen Kommune
• At medvirke til, at koordinere og udvikle det lokale samarbejde og sammenhold
• At fremme lokalområdets udvikling og varetage områdets interesser i samarbejde med overordnede myndigheder
• At tage problemer op af almen karakter, som skriftligt rejses over for lokalrådet af en eller flere beboere
• At være bindeled “paraply organisation” for de lokale foreninger og respektere deres arbejde og suverænitet
• At være uafhængig af partipolitik

Konstituering:

På første bestyrelsesmøde, dog senest 3 uger efter årsmødet, konstituerer bestyrelsen sig jfr. Vedtægternes § 6 “med formand, næstformand, kasser, sekretær og web-ansvarlig.
Konstitueringen kan gentages.
Konstitueringen lægges ud på www.gestensogn.dk.
Lokalrådet kan frit nedsætte ad-hoc arbejdsudvalg til løsning af konkrete opgaver.

Tegning:

Formanden repræsenterer og tegner foreningen udadtil.
Næstformanden indtræder på formandens vegne ved dennes frafald.
I forbindelse med enkelt sager, samarbejdsprojekter, møder m.v. kan andre medlemmer af lokalrådet tegne foreningen med mandat fra bestyrelsen.

Lokalrådsmøder:

Lokalrådet skal afholde mindst 6 møder årligt.
Lokalrådets fastlagte møder lægges ud på lokalrådets hjemmeside www.gestensogn.dk.
Lokalrådets møder er normalt åbne, men rådet kan beslutte, at et eller flere møder er helt eller delvis lukkede.
Møder hvor ad hoc arbejdsudvalg over for lokalrådet fremlægger resultatet af deres arbejde, bør således som hovedregel afvikles som åbne møder.
Suppleanter til lokalrådet kan deltage i lokalrådsmøderne uden stemmeret.
Lokalrådet kan herudover udpege personer til at deltage i lokalrådsmøderne uden stemmeret.
Ethvert medlem af lokalrådet kan over for formanden begære lokalrådet indkaldt ekstraordinært uden for den fastlagte mødeplan med angivelse af dagsorden.
Lokalrådsmøderne indkaldes af formanden senest 7 dage før den planlagte mødedato med angivelse af dagsorden.
Dagsordenen for de ordinære møder skal indeholde mindst følgende punkter:

• Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde
• Godkendelse af dagsordenen.
• Siden sidst – beretninger fra formand, arbejdsudvalg m.v. – punktet kan efter behov opdeles i selvstændige punkter.
• Beretning fra kasser (saldo, kommende regninger mv.)
• Input fra lokalområdet
• Nye initiativer
• Eventuelt, herunder næste møde (tid og sted).

Dagsordenens punkter ledsages i fornødent omfang af bilag til belysning af den konkrete sag.
Dagsordenen lægges samtidig med udsendelsen ud på www.gestensogn.dk.
Lokalrådsmøderne ledes af formanden.
Lokalrådet er beslutningsdygtigt, når det er lovligt indvarslet og mindst halvdelen af rådets medlemmer, herunder formanden eller næstformanden er til stede.
Uanset varsel kan et lokalrådsmøde erklæres for beslutningsdygtigt når alle medlemmer er til stede og erklærer sig enige i mødets afholdelse og den aktuelle dagsorden.
Beslutninger træffes så vidt mulig i enighed. I tilfælde af uenighed træffes beslutningen ved almindelig stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende (tæller for 2 stemmer).
Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat over rådets forhandlinger og beslutninger.
Af referatet skal fremgå, hvem der var til stede, hvem der var mødeleder og referent, dagsordenen samt forhandlinger og beslutninger for hvert enkelt punkt.
Referatet udsendes efter mødelederens godkendelse til samtlige lokalrådsmedlemmer snarest mulig og senest 8 dage efter mødets afholdelse.
Referatet udlægges først på lokalrådets hjemmeside 8 dage efter udsendelsen for at give medlemmerne mulighed for, at komme med indsigelser. Referatet godkendes formelt og underskrives af lokalrådets medlemmer på det efterfølgende møde.
Har sekretæren frafald, overtager en på mødet valgt referent.
Sekretæren samler de underskrevne referater i en særlig protokol.

Lokalrådets beretning:

På sidste lokalrådsmøde før årsmødet udarbejder den samlede bestyrelse, efter oplæg fra formanden, den årsberetning, som formanden og evt. andre bestyrelsesmedlemmer jfr. vedtægternes § 4 skal aflevere på årsmødet.
Beretningen underskrives inden årsmødet af lokalrådets medlemmer og udlægges efter årsmødet på lokalrådets hjemmeside.

Lokalrådets økonomi og regnskab:

Kasseren betaler løbende regninger og sørger for, at den ansatte bogholder har de fornødne bilag til regnskabet.
Regnskabsåret følger kalenderåret.
Lokalrådets midler indsættes på NEM konto i et anerkendt pengeinstitut.
Ud over kasseren kan formanden og bogholderen disponere over foreningens midler. Alle 3 har adgang til kontoen over netbank.
Lokalrådet ejer en dankortterminal, som frit kan benyttes af borgere, foreninger eller firmaer i Gesten Sogn. Der er oprettet en separat konto til dankortterminalen.
Lokalrådets kasser, formand og bogholderen kan disponere over særskilt konto til “hjertestartere”.
Gesten Fonden har særskilt konto, som kan disponeres af kasser, formand og bogholder.
Gesten Byfest har særskilt cvr. Nr. og konto, som kan disponeres af formand og bogholder.
Borgeravisen har særskilt cvr. Nr. og konto, som kan disponeres af formand og bogholder.
Regnskab for ovenstående konti udarbejdes af ansat bogholder, på regnskabsprogram, som uden videre kan overdrages til ny bogholder, og følger lokalrådets regnskabsår.
På sidste lokalrådsmøde før årsmødet, fremlægger bogholderen et årsregnskab – underskrevet af de 2 valgte revisorer – til lokalrådets godkendelse.
Det godkendte årsregnskab fremlægges efterfølgende til godkendelse på årsmødet.
Den ansatte bogholder er forpligtiget til at udlevere alt materiale samt regnskabsprogrammer til Lokalrådet, vedr. alle konti som Lokalrådet råder over, ved evt. forlangende eller dennes ophør som bogholder. Særskilt dokument udfærdiges til formålet.

Kommunikation:

Presseansvarlig er formanden, evt. i samråd med navngiven PR-ansvarligt bestyrelsesmedlem eller navngiven ekstern person.

Lokalrådets postadresse er den til enhver tid siddende formands adresse. Formanden sørger for at al indkommende og udgående post journaliseres og hurtigst muligt fordeles/videresendes til rette vedkommende.
Formanden sørger i øvrigt for en løbende arkivering af den ind og udgående post, således at den er let tilgængelig for lokalrådets arbejde og let at overdrage ved formandsskift.
Den interne postgang indenfor lokalrådet sker så vidt muligt over internettet for at reducere portoudgifter.

Kommunikation mellem lokalrådet og borgerne kan ske via lokalrådets hjemmeside www.gestensogn.dk. Derudover er borgerne altid velkommen til at kontakte formanden mundtligt eller skriftligt. Skriftlige henvendelser besvares skriftligt. Lokalrådets web-ansvarlige har ansvaret for driften af hjemmesiden.

Lokalrådet søger etableret egne faste opslag ved Spar, pyloner, annonce i Borgeravisen og i enkelte tilfælde skole, hal, børnehave m.v.
Pr. december 2012 har Lokalrådet udsendt et nyhedsbrev, som er offentliggjort på hjemmesiden og facebook. Lokalrådet vil forsøge løbende at udsende et nyhedsbrev for, at informere om hvad der rører sig i Gesten Sogn.

Ad hoc arbejdsudvalg:

Lokalrådet kan frit nedsætte ad hoc arbejdsudvalg til løsning af konkrete arbejdsopgaver. Alle kan deltage i sådanne udvalgsarbejder. Lokalrådet udpeger et lokalrådsmedlem som kontaktperson mellem udvalget og lokalrådet. Den pågældende behøver ikke at være medlem af arbejdsudvalget, men har ansvaret for den løbende orientering af lokalrådet og omvendt. Arbejdsudvalgene fører deres egen logbog, som afleveres til lokalrådet, når udvalget har afsluttet sit arbejde.

Lokalrådet har følgende ansvarsområder:

• Gesten bys julebelysning herunder vedligehold, op/nedtagning og indsamle den fornødne kapital til driften i form af støtte fra byens borgere og firmaer, samt tilskud til forbrugt el fra Vejen Kommune. Se endvidere særskilt notat omkring julebelysning. Ansvarlig Brian Poulsen, 5161 8136.
• Gesten bys flagallé herunder vedligehold og op/nedtagning ved særlige lejligheder, som er nærmere beskrevet i notat omkring flagning og udlejning af flagallé. Ansvarlig for flagallé, Poul Lorentzen, 2015 9994, p-lorentzen@hotmail.com
• Gesten sogns natursti, herunder renovering, vedligehold og udbygning af den del af naturstien som går gennem sognet. Se nærmere omkring lodsejere m.v. i særskilt notat. Ansvarlig og tilsyn Gesten Lokalråd
• Gestens springvand på torvet, herunder vedligehold og renovering af springvandet samt evt. fornyelse. Vandforbrug er koblet på særskilt måler gennem skolens totale vandforbrug. Ansvarlig og tilsyn ved Hans Jacob Ellegård, 7555 7660
• Gesten sogn til enhver tid har ledige byggegrunde, således at nye tilflyttere har valget mellem at købe eksisterende hus eller købe en byggegrund og bygge et nyt.
• Gesten Lokalråd er ansvarlig for, at nye tilflyttere bliver budt pænt velkommen af en udvalgt velkomst-komité. Tilflytterne modtager en folder med oplysninger om sognet, herunder liste over aktive foreninger, endvidere modtager de en fribillet til valgfrit arrangement i forsamlingshuset og 1 fl. Rødvin fra Spar. Velkomst-komitéen består 2017 af Gitte Brinch Knudsen, 2238 1891.
• Gesten by til enhver tid er pæn, ordentlig og ryddelig at se på, evt. ansøge nedrivningspulje til faldefærdig og dårligt vedligeholdte bygninger, hvis en sådan pulje kan søges. Hvert år til årsmødet bliver der udpeget en bygning eller ejendom i Gesten sogn, som modtager “årets miljøpris”, med dette formål at tilskynde til at vedligeholde sin bolig. Ansvarlig for dette tiltag er Ivar Haahr, 7555 7597.

Endvidere henvises til lokalrådets formål.

Godkendt på lokalrådsmødet den :_______________________________________